Українці продовжують перехід на електронний облік трудового стажу, поступово відмовляючись від паперових трудових книжок. Оцифрування документів стало важливим етапом пенсійної реформи, адже саме дані з електронного реєстру в майбутньому використовуватимуться для нарахування пенсій та підтвердження страхового стажу.
У Пенсійному фонді України нагадали, що під час завантаження трудових книжок на портал електронних послуг багато громадян стикаються з відмовами в обробці документів. Основна причина — помилки під час сканування або оформлення файлів.
Підтвердженням успішної обробки документів є статус «Виконано» в особистому кабінеті користувача. Якщо ж система виявляє проблеми, заявка отримує статус «Скасовано виконання». Причину відмови можна побачити у розділі «Повідомлення».
Найчастіше Пенсійний фонд відхиляє документи через неякісні сканкопії. Зокрема, система не приймає чорно-білі зображення — допускаються лише кольорові копії оригіналу трудової книжки. Також не можна завантажувати скани, зроблені з паперової ксерокопії, оскільки такі зображення часто втрачають якість і важливі деталі.
Серйозною проблемою стають і неакуратні фотографії сторінок. Якщо на знімку обрізані поля, погано видно дати, номери наказів про прийняття чи звільнення, а також печатки або підписи, система може не розпізнати інформацію та відхилити заявку.
Ще однією поширеною причиною відмови стає помилка під час завантаження документів із чужого акаунту. Якщо електронна пошта користувача не збігається з даними заявника в базі Пенсійного фонду, документи не будуть прийняті до обробки.
У ПФУ також звертають увагу на важливість титульної сторінки трудової книжки. Якщо перша сторінка відсутня серед завантажених файлів, заявка автоматично відхиляється. Крім того, на титульній сторінці обов’язково мають бути підпис власника та відмітки про зміну прізвища, якщо людина змінювала його після одруження.
Проблеми можуть виникнути і в разі, якщо в записах про трудову діяльність відсутні чіткі печатки підприємств або підписи відповідальних осіб. У таких ситуаціях Пенсійний фонд не зможе підтвердити коректність інформації.
Фахівці радять перед відправленням документів уважно переглянути кожну сторінку трудової книжки. Якщо виявлені неточності, пошкодження або відсутні необхідні відмітки, краще заздалегідь звернутися до роботодавця або до архівних установ для виправлення даних.
Перехід на електронний облік трудової діяльності пов’язаний із поступовою відмовою держави від паперових документів. У майбутньому головним підтвердженням права на пенсію стане не трудовий, а страховий стаж — тобто період, протягом якого за людину сплачувалися страхові внески.
Попри активну цифровізацію, у Пенсійному фонді наголошують: стаж, зароблений до 2004 року і зафіксований у паперовій трудовій книжці, не зникне. Усі дані після успішного оцифрування будуть внесені до Державного реєстру застрахованих осіб.
Подати документи для цифровізації можна самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду або через роботодавця. При цьому штрафів за порушення строків подання документів законодавство наразі не передбачає.
Водночас спеціалісти рекомендують не відкладати процедуру на останній момент. Чим раніше дані будуть внесені до електронної системи, тим менший ризик виникнення проблем під час оформлення пенсії у майбутньому.
Цифровізація трудових книжок стає частиною масштабного переходу державних сервісів в електронний формат. Для мільйонів українців це означає не лише зручність зберігання інформації, а й додатковий захист пенсійних прав.
