Експерти пояснили, які документи визнає Пенсійний фонд, куди звертатися переселенцям та що робити, якщо підприємство вже не існує.
Війна змусила мільйони українців покинути свої домівки, а багатьох — втратити важливі документи. Однією з найпоширеніших проблем залишається відсутність трудової книжки, яка десятиліттями була основним документом для підтвердження трудового стажу. Особливо гостро це питання постає перед внутрішньо переміщеними особами та мешканцями тимчасово окупованих територій, які не мають можливості отримати доступ до своїх архівів чи роботодавців.
Втім, відсутність трудової книжки не означає автоматичної втрати трудового стажу або права на пенсійні виплати. Законодавство передбачає кілька механізмів підтвердження трудової діяльності навіть у випадках, коли оригінал документа втрачено або він залишився на територіях, доступ до яких наразі обмежений.
Особливу увагу варто звернути на стаж, набутий до 1 січня 2004 року. Саме цей період найчастіше викликає труднощі, оскільки дані про роботу за ті роки не завжди автоматично відображаються в електронних реєстрах Пенсійного фонду України.
Фахівці рекомендують насамперед звернутися до роботодавця, у якого людина працювала раніше. Якщо підприємство продовжує діяльність, можна отримати дублікат трудової книжки або інші документи, які підтверджують стаж. Для цього використовуються виписки з наказів про прийняття на роботу та звільнення, особові рахунки працівника, відомості про нарахування заробітної плати, трудові договори та інші кадрові документи.
Якщо ж підприємство ліквідовано, ситуація також не є безвихідною. У такому випадку необхідно з'ясувати, до якого державного або відомчого архіву були передані документи ліквідованої організації. Після подання відповідної заяви архів може видати довідку про періоди роботи особи. Такий документ має для Пенсійного фонду таку саму юридичну силу, як і запис у трудовій книжці.
Для внутрішньо переміщених осіб та громадян, які проживали або проживають у районах бойових дій чи на тимчасово окупованих територіях, діють спрощені механізми розгляду подібних питань. У таких випадках рекомендується звертатися безпосередньо до органів Пенсійного фонду України. Спеціалісти фонду аналізують кожну ситуацію індивідуально та допомагають визначити можливі шляхи підтвердження стажу.
Важливо пам’ятати, що українська система обліку трудової діяльності поступово переходить у цифровий формат. Сьогодні електронна трудова книжка вже має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ. Під час працевлаштування громадяни можуть надавати роботодавцю електронний витяг про свою трудову діяльність замість традиційної книжки.
Однак автоматично до електронної системи були внесені переважно дані про страховий стаж, набутий після 1 січня 2004 року. Для того щоб інформація про більш ранні періоди роботи також відображалася в електронному кабінеті, необхідно самостійно оцифрувати паперову трудову книжку та завантажити її скановані копії через вебпортал Пенсійного фонду України.
Офіційна кампанія з оцифрування трудових книжок завершилася 10 червня 2026 року. Водночас це не означає, що громадяни втратили можливість додавати документи до системи. Пенсійний фонд і надалі прийматиме скан-копії для внесення інформації про трудовий стаж до електронного реєстру.
Експерти також застерігають від самостійного внесення змін до трудових книжок. Будь-які виправлення, закреслення чи дописи можуть викликати сумніви щодо достовірності документа та створити проблеми під час оформлення пенсії. Виправляти помилки має право лише роботодавець, який допустив неточність під час оформлення записів.
На тлі війни та масового переміщення населення питання підтвердження трудового стажу набуває особливої актуальності. Для багатьох українців саме від наявності підтверджених років роботи залежить розмір майбутньої пенсії та право на соціальні виплати.
Фахівці радять не відкладати перевірку своїх документів на потім. Чим раніше буде відновлено або підтверджено інформацію про трудову діяльність, тим менше проблем може виникнути під час оформлення пенсійних виплат у майбутньому. Особливо це стосується громадян, які працювали до 2004 року або втратили доступ до своїх документів через війну та окупацію.
У разі втрати трудової книжки головне — не панікувати. Українське законодавство передбачає достатньо інструментів для підтвердження стажу, а Пенсійний фонд має механізми розгляду навіть найскладніших випадків. Головне — своєчасно звернутися до відповідних установ та зібрати всі можливі документи, які можуть підтвердити трудову діяльність.
